“据统计，全球每年因内部数据泄露导致的经济损失高达数千亿美元，其中约60%的泄露事件与员工滥用企业邮箱有关。
面对如此惊人的数字，越来越多的企业意识到，监控员工的邮件使用是防止信息泄露的重要措施之一。那么，企业应如何查看员工邮箱记录，以确保邮件安全和合规操作呢？通过合适的工具和流程，企业可以在不侵犯员工隐私的前提下，有效监控和管理邮件的使用情况，确保企业数据安全。
以下是详细的步骤和注意事项：
一、基本方法
使用企业邮箱的后台管理平台进行管控，具有一定局限，无法查看其他邮箱，文件仍存在泄露风险
1. 登录企业邮箱管理后台
企业管理员需要使用相应的管理账号（如postmaster账号）登录企业邮箱的管理界面。
2. 进入邮箱管理区域
在管理界面中，找到并点击“邮局管理”或类似的选项，进入邮箱管理的核心区域。
3. 查看员工邮箱列表
在“邮局管理”或相关界面中，进一步点击“组织与成员”等选项，以查看所有员工邮箱的列表。
4. 选择并监控员工邮箱
根据需要，选择需要监控的员工邮箱。在选定员工邮箱的编辑界面中，找到“启用监控”的选项并勾选。同时，可以根据实际需求勾选“收邮件”和“发邮件”选项，以确保对员工的收发邮件进行全面监控。
5. 设置监控邮件接收邮箱
点击“接收邮箱”选项，选择一个合适的用户邮箱作为监控邮件的接收邮箱。这样，被监控用户的所有邮件收发记录都会自动转发至该接收邮箱中，供管理员查看和分析。
二、高级方法
对于更复杂的需求，如全面监控、精准记录等，企业可以考虑引入专业的监控工具，如安固软件软件。
1. 部署监控系统
在企业内部网络环境中部署安固软件，并根据企业规模和需求进行配置。
2. 集成邮箱监控
将软件与企业邮箱系统进行集成，实现邮件监控数据的自动同步和实时分析。
3. 设定监控规则
在策略设置中，根据实际需求设定邮件监控的具体规则，如关键词过滤、特定用户监控等。
4. 查看监控报告
系统会根据设定的规则自动生成监控报告，管理员可随时查看并分析员工的邮件收发情况，及时发现潜在问题。
三、注意事项
1. 遵守法律法规
在查阅员工邮件时，必须严格遵守相关法律法规和企业内部规定，确保员工隐私得到妥善保护。
2. 透明告知
企业应制定明确的邮件使用政策，并在员工入职时告知邮件可能被监控的情况，确保员工知情同意。
3. 最小化原则
查看员工邮件应遵循最小化原则，仅在必要时进行，避免不必要的侵犯个人隐私。
4. 目的正当性
查看邮件应出于正当的管理目的，避免滥用权限，侵犯员工的私人空间。
5. 技术限制
某些邮件系统可能存在技术限制，无法直接查阅员工邮件。此时可能需要借助第三方软件或联系邮件服务提供商。
通过以上步骤和注意事项，企业可以有效地查看和管理员工邮箱记录，确保企业信息安全和业务顺利进行。
