“居安思危，思则有备，有备无患。”
在信息飞速流转的时代，企业文件的外发如同打开了一扇通往外界的门，稍有不慎，便可能让重要信息泄露。文件外发管控措施，正是守护这扇门的坚固闸门。
本文主要聚焦于文件外发管控的优点以及五种措施这两个话题展开介绍，希望可以帮助到大家！
一、文件外发管控措施优势
文件外发管控措施能有效防止企业核心文件外泄，保障商业机密安全；规范员工文件外发行为，提升企业信息管理效率；还能降低因文件外发不当引发的法律风险，维护企业声誉。
二、五种切实有效的文件外发管控措施分享
第一种：安固软件
1.文件加密：
采用高强度加密算法（AES、SM）以及先进的透明加密技术，对需要外发的文件进行加密处理。
文件在加密状态下，即使被非法获取，也无法被打开和查看，只有经过授权的接收方才能解密使用，确保文件在传输和存储过程中的安全性。
2.文件外发两种方式
申请后外发：员工若需外发文件，需先提交申请，说明外发原因、接收方信息等。管理员审核通过后，文件才能被外发。
内发包、外发包制作：根据文件的重要性和使用场景，将文件分为内发包和外发包。
内发包适用于企业内部流转；外发包则针对外部合作伙伴或客户，满足不同的外发需求。
3.文件外发渠道管控：
对文件外发的渠道进行严格管控，禁止员工通过个人邮箱、即时通讯软件等非授权渠道外发文件，防止文件在传输过程中被截获或泄露。
4.外发文件的权限设置：
在外发文件时，可对文件的权限进行精细设置。
例如，设置文件只能查看不能编辑、只能打印不能复制、设置文件的过期时间等。
水印保护：支持在图纸中嵌入公司名称、操作人ID等隐形标记，泄密后可追溯源头，有效震慑拍照泄密行为。
批量加密：支持批量加密多个类型的CAD文件，包括DWG、DXF、STP、IGES等主流CAD格式，适合大规模项目管理。
PS：关于文件外发管控还具有文件外发记录、行为审计上的管控，外设管理、USB端口管控、禁止U盘使用......
第二种：制定文件外发审批制度
企业应建立完善的文件外发审批流程，明确不同级别文件外发的审批权限。
员工提交外发申请后，需经过上级领导或相关部门的审核，审核通过后方可进行外发操作。
第三种：限制文件外发范围
根据文件的敏感程度和业务需求，明确规定文件可以外发的对象范围。
避免文件被随意外发给无关人员，减少信息泄露的可能性。
第四种：定期审计文件外发记录
对企业的文件外发记录进行定期审计，检查文件外发的时间、接收方、文件内容等信息。
第五种：开展员工安全意识培训
加强员工对文件外发安全的认识，通过培训让员工了解文件外发不当可能带来的严重后果，提高员工的安全意识和责任感。
三、总结
文件外发管控措施是企业保障信息安全的重要环节，希望大家能够根据自己的需求选择一个实用的方法措施，为企业的稳定发展提供有力保障。
