在当今数字化的工作环境中，保护公司的敏感信息不被未经授权地外发变得尤为重要。为了防止数据泄露并确保信息安全，企业需要采取有效的措施来管理文件的外部传输。
以下是使用安固软件工具帮助您实现这一目标的七个小技巧。
1. 文件加密
对所有重要文件进行加密是防止未授权访问的第一步。允许管理员为公司内部的所有文档设置自动加密规则，确保即使文件被非法复制或发送出去，也无法轻易读取。
2. 细粒度权限控制
通过，针对不同部门、团队甚至个人设定详细的访问权限。这意味着只有经过授权的员工才能查看、编辑或共享特定的文件，极大地降低了数据泄露的风险。
3. 实时监控与审计
启用实时监控功能后，能够记录每一次文件操作行为，包括谁访问了文件、进行了何种操作以及何时发生的等详细信息。这不仅有助于及时发现异常活动，也为事后追踪提供了依据。
4. 外部设备管理
严格限制外部存储设备（如USB驱动器）的使用是防止数据外泄的有效手段之一。可以帮助您轻松管理和控制哪些设备可以在公司网络内使用，减少潜在的安全威胁。
5. 邮件附件检查
很多数据泄露事件都是通过电子邮件附件的形式发生的。提供邮件附件过滤和审核机制，确保只有经过审批的文件才能作为附件发送出去。
6. 水印技术应用
在关键文档中添加水印是一种简单但有效的方法，它可以在不影响阅读体验的同时，起到威慑作用，并在发生数据泄露时帮助追踪来源。
7. 定期培训与意识提升
最后，定期对员工进行信息安全培训，提高他们对于数据保护重要性的认识同样不可或缺。结合安固软件提供的各种工具，共同构建一个全方位的数据防护体系。
综上所述，采用安固软件解决方案，企业不仅可以有效地控制文件的外部发送，还能全面提升自身的数据安全保障水平。无论是预防无意中的数据丢失还是抵御恶意攻击，上述策略都将为企业提供坚实的防线。
